Modelul de proiect este un mijloc de standardizare a muncii în agențiile de comunicare. Dintr-o descriere detaliată a sectorului său de pe piață, fiecare proiect este analizat în profunzime. Ulterior, este împărțit în segmente bine delimitate, fiecare fiind deservit de angajați anumiți. Deci este o resursă care implică întreaga ta echipă .
Dar, până la urmă, cum să aplici modelul în mod eficient, pas cu pas? Cum să te bucuri de beneficiile sale? Acestea sunt întrebări pe care intenționăm să le lămurim pentru tine pe parcursul postării noastre, printre multe alte aspecte. Înțelegeți cum se realizează toate acestea și cum se aplică acest instrument în practică. Citește mai departe!
Descoperiți importanța șablonului de proiect
Imaginați-vă o serie de date, în care tot ceea ce va fi realizat într-un model de proiect este pre-structurat și definit. Modelul va conține aspectele, fazele și fluxurile tuturor proiectelor dvs. Sună perfect, nu-i așa? Dar de ce sunt aceste modele atât de importante?
Crearea unor modele eficiente de proiect este prima măsură care trebuie luată pentru a preveni probleme majore de management . Vorbim despre probleme foarte dăunătoare, precum bugetele depășite, rezultate care diferă de termenele așteptate sau nerespectate .
Informațiile prezente în model vă vor ajuta pe tot parcursul proceselor de execuție a proiectului, până la încheierea lor satisfăcătoare. Cei 5 piloni care indică performanța sa bună sunt: a rămâne fidel bugetelor definite; respectă termenele limită; rămâneți în abordarea inițială; atinge calitatea așteptată; și se potrivesc cu obiectivele agenției.
De asemenea, este extrem de important să vă asigurați că toți angajații dvs. rămân extrem de aliniați cu sarcinile lor respective, indiferent de proiectul în cauză.
Consultați pașii pentru crearea șablonului de proiect
Acum că știi ce este un model de proiect și îi cunoști importanța, ajungem la metodologia lui. Vezi, unul câte unul, pașii de urmat.
Pentru început, tu, în calitate de manager, trebuie să definești care date sunt cele mai importante pentru un proiect. Care sunt cele mai relevante pentru urmărirea viitoare a unui anumit proiect?
Unele dintre aceste informații sunt destul de elementare. Acesta este cazul cu numele clientului dvs., standardizarea titlurilor proiectelor sau a codurilor de identificare. Unele date sunt mai specifice, cum ar fi domeniul de aplicare vizat, informații esențiale pentru informare , sectoare responsabile, printre altele.
2. Determinați toate etapele proiectului dumneavoastră
Este timpul să definim principalele faze care vor acoperi proiectul. Fiecare pas trebuie să fie extrem de realist pentru ca administrarea timpului investit să fie mai precisă. Acest lucru vă va ajuta, de asemenea, să contemplați cele mai importante și cele mai problematice puncte din acel proiect.
Aceasta este o modalitate de a optimiza procesele și de a preveni ignorarea oricărei faze. Asta indiferent de profesionistul care își va asuma anumite sarcini atunci când proiectul se va dezvolta. Această parte a creării șablonului de design ajută la menținerea calității corespunzătoare în producție . Pe lângă favorizarea unor bune relații cu clienții!
3. Definiți fluxul de activități
Fluxurile de lucru, la rândul lor, vor defini ce direcții vor fi luate în agenție de sarcinile proiectului. Este esențial ca fluxul să fie flexibil și adaptabil la orice schimbări care pot apărea . De asemenea, asigurați eficacitatea managementului proceselor, astfel încât relația dintre sectoare să nu devină prea birocratică.
4. Decide cine va efectua fiecare activitate
Managerii agențiilor de comunicare trebuie să aibă în apropiere profesioniști de încredere pentru a le delega funcțiile necesare. Odată ce oamenii își înțeleg mandatele, va fi mai ușor să monitorizezi ceea ce face fiecare. Ca să nu mai spun că, odată ce s-a stabilit încrederea, nu vei face decât să ghidezi, iar apoi te vei putea dedica altor probleme.
5. Compuneți modelul și rulați teste
După ce ați adunat toate datele importante, ați determinat pașii, a urmărit fluxurile și ați atribuit profesioniștilor, vă veți asambla modelul. Apoi rulați testele.
În acest moment, este esențial să evaluați dacă modelul de proiect se poate adapta la procesele agenției dvs .; daca totul a fost livrat la timp si fara lipsa de calitate; dacă procesele nu au fost prea birocratizate; și, desigur, dacă managerii ar putea gestiona toate acestea în mod eficient.
Acum că ați asamblat și testat modelul, verificându-i eficiența, este timpul să gestionați fiecare model de proiect . Pentru aceasta, luați întotdeauna în considerare acei cinci piloni ai eficienței pe care i-am menționat mai devreme. De asemenea, este important, atunci când începeți să creați un model, să luați în considerare aspecte specifice sectorului în care activați.
Aflați mai multe despre implementarea modelului
Ați văzut, pas cu pas, cum să vă stabiliți modelele, precum și importanța testării. Cu toate acestea, avem și alte sugestii care vă pot ajuta să vă realizați ideile.
Unul dintre sfaturi este să vă asumați viziuni strategice pentru a respinge unele idei, dobândind astfel o postură critică pozitivă. Dacă sunteți șeful, implicați-vă de la alți lideri din agenție, urmărind monitorizarea proiectului. De asemenea, înregistrați-vă toate fazele , luând notă punctele care necesită îmbunătățiri.
Rulați simulări și efectuați niște antrenament
Ați văzut că simularea modelului de proiect este crucială pentru a putea observa defectele și punctele forte. Și-a dat seama că, în funcție de caz sau de proiectul în cauză, există întotdeauna posibile riscuri greu de prevăzut. Astfel, promovarea antrenamentului cu echipele va fi foarte fructuoasă. Reduceți șansele de a fi luat prin surprindere.
Am putea verifica că realizarea unui model de proiect nu este ceva atât de complicat. Acest instrument a fost folosit de agenții și companii foarte eficient. Cu această resursă puternică, tendința este de a obține tot mai mult succes în realizarea proiectelor dumneavoastră. Este impresionant cum organizarea duce și la creativitate în sine !
AllmaDesign vă oferă servicii profesionale de web design la prețuri avantajoase, creare de site-uri prezentare pentru companii mici și mijlocii, creare magazine online și cataloage de produse, precum și alte servicii conexe: întreținere și administrare site-uri web, optimizare SEO și promovare online, design grafic și identitate companie, găzduire web și înregistrare nume de domenii.
